REGULAMIN

VII Śląskich Dni Medycyny Stanów Nagłych

§1 Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa prawa i obowiązki uczestników: „VII Śląskich Dni Medycyny Stanów Nagłych” oraz organizatora.
2. „VII Śląskie Dni Medycyny Stanów Nagłych” zwanej w dalszej części dokumentu: „Konferencją”.
3. Głównym organizatorem konferencji jest Polskie Towarzystwo Ratowników Medycznych z siedzibą w Tychach (ul. Magnolii 4, 43-100 Tychy).
4. Konferencja odbędzie się w dniach od 26 września do 28 września 2025 roku w Hotel Stok, ul. Jawornik 52a, 43-460 Wisła.
5. Konferencja odbywa się pod patronatem Prezesa Polskiego Towarzystwa Ratowników Medycznych.
6. Nad częścią naukową Konferencji nadzór pełni Przewodniczący Komitetu Naukowego.
7. Konferencja składa się z części warsztatowej (posiedzenia szkoleniowe) i seminaryjnej (wykłady, sesja plakatowa).
8. Uczestnikiem Konferencji może być Uczestnikiem Konferencji może być osoba wykonująca zawód medyczny lub student kierunku medycznego oraz osoby związane z ratownictwem medycznym.
9. Organizator dopuszcza udział osób towarzyszących.
10. Za udział w Konferencji i posiedzeniach szkoleniowych uczestnikom mogą przysługiwać punkty edukacyjne. O ich liczbie i rodzaju grupy zawodowej, której dotyczą organizator poinformuje komunikatem na stronie internetowej.
11. Każdy uczestnik Konferencji oraz posiedzenia szkoleniowego otrzyma Certyfikat Uczestnictwa.
12. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.

§2 Warunki zgłaszania abstraktów

1. Komitet Naukowy przyjmuje propozycje wystąpień w okresie od 1 kwietnia do 15 kwietnia 2025 r.
2. Przesyłane abstrakty powinny dotyczyć następujących tematów:
   a) ginekologia,
   b) kardioanestezja,
   c) neonatologia i pediatria,
   d) medycyna taktyczna,
   e) chirurgia ogólna (w tym urologia), urazowa (dorośli i dzieci),
   f) ostre stany internistyczne,
   g) dyspozytor medycznych w systemie PRM.
3. Abstrakty można zgłaszać wyłączenie poprzez formularz zgłoszeniowy stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, w terminie do dnia 15 kwietnia 2025 r. Formularz zgłoszeniowy należy przesłać na adres: rada.naukowa@ratmed.org.
4. Organizator nie ogranicza liczby abstraktów, które przesyła zgłaszający.
5.  Zgłaszając abstrakt należy poprawnie wpisać imię i nazwisko oraz adres e-mail zgłaszającego – dane te będą służyły do dalszej korespondencji z autorem.
6. Objętość abstraktu nie powinna przekraczać 1 strony, maksymalna liczba znaków to 2500 (1 strona A4 znormalizowaną), z wyłączeniem tytułu i informacji o autorze.
7. Tytuł abstraktu powinien być zwięzły, jasno wskazujący na charakter i zawartość przygotowanych do prezentacji materiałów.
8. Nazwisko autora – podajemy pełne imię (imiona) i nazwiska autora, stopnie naukowe oraz pełne afiliacje.
9. Wszystkie abstrakty będą recenzowane przez członków Komitetu Naukowego Polskiego Towarzystwa Ratowników Medycznych.
10. Informacja o zaakceptowanych abstraktach zostanie przekazana do zgłaszających drogą mailową w terminie do dnia 25 kwietnia 2025 r.
11. Zakwalifikowane prace będą przedstawiane w formie 15 minutowych wystąpień ustnych wraz z prezentacją multimedialną, prezentowanych podczas poszczególnych sesji w trakcie trwania konferencji w dniach 26-28 września 2025 r. w Wiśle w Hotelu Stok.
12. Liczba slajdów zawarta  prezentacji multimedialnej musi być skalkulowano do czasu 15 minut prezentacji.
13. Prezentację multimedialną należy przesłać najpóźniej w terminie do dnia 1 września 2025 r. na adres: rada.naukowa@ratmed.org.
14. Rada Naukowa Polskiego Towarzystwa Ratowników Medycznych zastrzega sobie prawo do zwrotu prezentacji celem jej korekty w terminie 3 dni w przypadku stwierdzenia, że zawiera ona treści niedozwolone lub jej długość przekroczy czas przeznaczony na wystąpienie.
15. Autor prezentacji jest zobowiązany do niezwłocznego wprowadzenia stosownych korekt.
16. W przypadku niedotrzymania ww. warunków Rada Naukowa Polskiego Towarzystwa Ratowników Medycznych usunie temat prezentacji z programu konferencji.
17. Od decyzji Komitetu Naukowego w zakresie kwalifikacji prac nie przysługuje odwołanie.
18. Organizator konferencji zapewnia autorowi zaakceptowanego abstraktu bezpłatny dostęp do pokoju dla wykładowców i wystawców w okresie 1 godziny poprzedzającej czas wykładu oraz 1 godziny po wygłoszeniu wykładu. W pokoju dla wykładowców i wystawców organizator zapewnia bezpłatny dostęp do ciepłych i zimnych napojów oraz słodkiej i słonej przekąski.
19. Wygłoszenie prezentacji będzie potwierdzone Certyfikatem z tematem wygłoszonej pracy i jej autorami.
20. Wszystkie informacje związane z abstraktami są dostępne na stronie internetowej pod adresem: https://konferencja-ptrm.pl.

§3 Warunki zgłaszania prac do sesji plakatowej

1. Komitet Naukowy przyjmuje prace do sesji plakatowej w okresie od 1 kwietnia do 15 września 2025r.
2. Prace do sesji plakatowej powinny dotyczyć następujących tematów:
   a) Krajowa Izba Ratowników Medycznych – co powinniśmy wiedzieć?
   b) Doskonalenie zawodowe ratowników medycznych – po co i jak?
   c) Perspektywy zawodu ratownik medyczny w kontekście studiów II stopnia.
   d) życie na krawędzi, czyli granice wytrzymałości psychicznej pracowników zespołów ratownictwa medycznego,
   e) ratownictwo medyczne jako służba. Dlaczego, po co i jak?
3. Warunkiem udziału w sesji plakatowej jest:
   a) dokonanie i uiszczenie opłaty za udział w Konferencji,
   b) przesłanie formularza zgłoszeniowego pracy do sesji plakatowej,
   c) uzyskanie pozytywnej recenzji przesłanego w formularzu zgłoszeniowym streszczenia pracy.
4. Zgłaszane prace muszą być pracami oryginalnymi.
5. Praca nie może być uprzednio publikowana ani prezentowana na innych konferencjach naukowych.
6. Streszczenie pracy należy przygotować w języku polskim, w formacie .doc. i należy je przesłać drogą elektroniczną na adres e-mail: rada.naukowa@ratmed.org w temacie wpisując:
   „Sesja Plakatowa – streszczenie”.
7. Objętość streszczenia nie powinna przekraczać 1 strony, maksymalna liczba znaków to 2500 (1 strona A4 znormalizowaną), z wyłączeniem tytułu i informacji o autorze.
8. Streszczenie dotyczące plakatu do sesji plakatowej można zgłaszać wyłączenie poprzez formularz zgłoszeniowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu, w terminie
   do dnia 1 sierpnia 2025 r.
9. Formularz zgłoszeniowy należy przesłać na adres: rada.naukowa@ratmed.org.
10. Formularz zgłoszeniowy zawiera następujące informacje:
    a) tytuł pracy,
    b) kategoria tematyczna pracy,
    c) autor/autorzy,
    d) telefon i e-mail osoby do kontaktu,
    e) afiliacja autora/autorów,
    f) treść streszczenia,
    g) podpisane oświadczenia oraz zgody przez wszystkich autorów pracy.
11. Przesłanie formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w ust. 8 jest równoznaczne z uzyskaniem zgody na prezentację pracy od wszystkich współautorów i kierownika jednostki, z której praca pochodzi.
12. Autor/autorzy prac, w trakcie trwania sesji plakatowej powinni pozostawać przy swoich pracach, tak, aby możliwa była wymiana poglądów i dyskusja miedzy autorami i uczestnikami Konferencji.
13. Autor/autorzy prac ponoszą wyłączną odpowiedzialność za poprawność przesłanego abstraktu.
14. Przesłanie formularza zgłoszeniowego, o którym mowa w ust. 8 jest jednoznaczne z zaakceptowaniem przez autora/autorów prac niniejszego Regulaminu.
15. Ocena streszczeń przez wybranych członków Komitetu Naukowego Konferencji nastąpi do 10 sierpnia 2025 r.
16. Kryteria oceny:
    a) treść i wartość merytoryczna,
    b) oryginalność,
    c) metodyka,
    d) sposób prezentacji zagadnienia.
17. Autor/autorzy, których prace zostaną pozytywnie zrecenzowane przez członków Komitetu Naukowego Konferencji i zakwalifikowane do prezentacji podczas Konferencji, zostaną̨ o tym powiadomieni przez Organizatora drogą elektroniczną (e-mailem), do dnia 15 sierpnia 2025 r.
18. Prace zakwalifikowane do prezentacji na Konferencji muszą zostać dostarczone w terminie do 15 września 2025 r. na adres wskazany w otrzymanym powiadomieniu przyjęcia pracy do prezentacji.
19. Niedostarczenie pracy w terminie o którym mowa w ust. 18 skutkuje usunięciem pracy z sesji plakatowej.
20. Formularze zgłoszeniowe, o którym mowa w ust. 6 przesłane po 1 sierpnia 2025 r. (decyduje data dostarczenia do Polskiego Towarzystwa Ratowników Medycznych) nie będą przyjmowane.
21. Autorzy zakwalifikowanych prac są̨ zobowiązani do przygotowania plakatu w formie multimedialnej – plik graficzny (orientacja pionowa). Według następującej specyfikacji technicznej:
    a) format pliku: .jpg bądź .png,
    b) pliki muszą być dostarczone w dwóch rozdzielczościach: 3840×2160 px oraz 1920×1080 px.
22. Nieprzestrzeganie podanych powyżej zasad może pogorszyć wygląd albo uniemożliwić zaprezentowanie plakatu.
23. Ekspozycja prac odbywać się̨ będzie w pierwszym dniu trwania Konferencji, a prac wyróżnionych przez cały czas trwania Konferencji na nośnikach multimedialnych (monitory multimedialne) oraz na stronach internetowych prowadzonych przez Organizatora.
24. Od decyzji Komitetu Naukowego Konferencji w zakresie kwalifikacji i oceny prac nie przysługuje odwołanie.
25. Organizator konferencji zapewnia autorowi zaakceptowanej pracy bezpłatny dostęp do pokoju dla wykładowców i wystawców w okresie 1 godziny poprzedzającej sesję plakatową oraz 1 godziny po zakończeniu sesji plakatowej. W pokoju dla wykładowców i wystawców organizator zapewnia bezpłatny dostęp do ciepłych i zimnych napojów oraz słodkiej i słonej przekąski.
26. Zaprezentowanie pracy podczas sesji plakatowej, która odbędzie się w pierwszym dniu konferencji tj. 26 września 2025 r. będzie potwierdzone Certyfikatem zawierającym temat zaprezentowanej pracy i jej autorów.
27. W trakcie trwania sesji plakatowej przeprowadzony będzie konkurs. Dla autora/autorów trzech najlepszych prac przewidziane są nagrody.
28. Ogłoszenie zwycięzców i wręczenie nagród nastąpi w dniu 26 września 2025 r. podczas Uroczystej Kolacji.
29. Wszystkie informacje związane z sesją plakatową są dostępne na stronie internetowej pod adresem: https://konferencja-ptrm.pl.

§4 Rejestracja uczestnictwa w konferencji 

1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest rejestracja uczestnika poprzez formularz zgłoszeniowy zamieszczony na stronie internetowej pod adresem: https://konferencja-ptrm.pl,  oraz wniesienie opłaty za udział w Konferencji.
2. Rejestracja odbywa się do wyczerpania limitu miejsc określonych przez organizatora.
3. O zakończeniu przyjmowania zgłoszeń organizator poinformuje komunikatem na stronie internetowej konferencji.
4. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji jest uiszczenie opłaty w wysokości określonej w cenniku, na rachunek  bankowy Polskiego Towarzystwa Ratowników Medycznych: ING BSK – 70 1050 1399 1000 0090 8121 1089.
5. Wpłaty dokonuje się bezpośrednio przy rejestracji, lecz nie później niż w ciągu 7 dni od jej dokonania. Brak dokonania wpłaty w powyższym terminie skutkować będzie skreśleniem z listy uczestników konferencji.
6. W związku z ograniczoną liczbą miejsc o przyjęciu zgłoszenia decyduje kolejność rejestracji.
7. Wszystkie osoby dokonujące rejestracji, otrzymają potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, które będzie przesłane e-mailem, na adres podany w formularzu zgłoszeniowym.
8. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania wszystkich dostępnych miejsc przeznaczonych dla uczestników Konferencji.
9. Opłata za udział w konferencji obejmuje:
   a) imienny identyfikator,
   b) opaska identyfikacyjna,
   c) udział w części wykładowej,
   d) materiały organizatora,
   e) certyfikat,
   f) uroczystą kolację w dniu 26 września 2025 r.,
   g) obiad w dniu 27 września 2025 r.,
   h) przerwę kawową w dniu 27 września 2025 r.,
   i) udział w wieczornej zabawie wraz z wyżywieniem w dniu 27 września 2025 r.,
   j) przerwę kawową w dniu 28 września 2025 r.
10. Udział w seminariach szkoleniowych polega dodatkowej odpłatności.
11. Organizator wystawi fakturę na potwierdzenie dokonanych wpłat.
12. Koszt udziału w Konferencji i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie.
13. Podczas trwania Konferencji uczestnik zobowiązany jest do noszenia w widocznym miejscu imiennego identyfikatora. Dodatkowo każdy z uczestników jest zobowiązany do posiadania opaski identyfikacyjnej.
14. W przypadku gdy uczestnik nie będzie posiadał w widocznym miejscu imiennego identyfikatora lub nie będzie posiadał opaski identyfikacyjnej, nie będzie mógł uczestniczyć w programie Konferencji.
15. Organizator zastrzega sobie prawo do wyproszenia uczestnika Konferencji poza miejsce, w którym odbywa się wydarzenie, w przypadku gdy uczestnik nie będzie posiadał w widocznym miejscu imiennego identyfikatora lub nie będzie posiadał opaski identyfikacyjnej.

§5 Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych gromadzonych na potrzeby Konferencji jest Polskie Towarzystwo Ratowników Medycznych z siedzibą w Tychach, ul. Magnolii 4, 43-100 Tychy (dalej: „Administrator”). Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych – adres e-mail: ptrm@ratmed.org.
2. Administrator informuje, że:
   a) podane dane będą przetwarzane na podstawie Pani/Pana zezwolenia zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) oraz art. 9 ust. 2 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych),
   b) dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w Polityce informacyjnej,
   c) przysługuje Pani/Panu prawo żądania od Administratora dostępu do danych osobowych dotyczących Pani/Pana osoby, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
   d) przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia zezwolenia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zezwolenia przed jego cofnięciem w szczególności jako fotograficzne lub audiowizualne materiały archiwalne i telewizyjne,
   e) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie dotyczących Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa,
   f) dane osobowe pochodzą od osoby, której dane te dotyczą.
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże odmowa podania danych uniemożliwiających realizację umowy może skutkować odmową realizacji zamówienia/umowy.
4. Przesłanie formularza zgłoszeniowego, o którym mowa §4 ust. 1 jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym na potrzeby realizacji tegorocznej konferencji oraz podobnych wydarzeń organizowanych przez organizatora w kolejnych latach.

§6 Bezpieczeństwo epidemiologiczne

1. W przypadku wprowadzenia ograniczeń lub stanów epidemii przez organy państwa, organizator wprowadzi dodatkowe zasady postępowania z udziałem osób w Konferencji.
2. Każdy uczestnik, prelegent, gość, personel organizatora Konferencji ma obowiązek przestrzegania ogólnych zasad bezpieczeństwa epidemiologicznego, w szczególności rygorów epidemiologicznych nałożonych administracyjnie, oraz podczas przebywania w obiekcie poza pokojem hotelowym:
   a) ma obowiązek ciągle mieć założoną maseczkę, która zasłania usta i nos,
   b) przestrzegać zasad zachowania dystansu społecznego,
   c) dezynfekować ręce,
   d) zgłosić organizatorowi, każdą sytuację, która może zagrozić bezpieczeństwu epidemiologicznemu.
3. Każda osoba, która bierze udział w Konferencji, musi poddać się pomiarowi ciepłoty ciała. Pomiary takie będą wykonywane:
   a) przed rejestracją na Konferencję,
   b) codziennie przed wejściem na sale wykładowe, warsztatowe i seminaryjne.
4. W przypadku uzyskania wyniku ciepłoty ciała ≥ 37,2 ^oC, osoba, u której uzyskano taki wynik musi bezzwłocznie opuścić miejsce Konferencję, zachowując przy tym zasady dystansu społecznego.
5. Każda osoba, która bierze udział w Konferencji ma obowiązek wypełnienia przy rejestracji – Karty Epidemiologicznej. Na podstawie udzielonych odpowiedzi, Organizator zastrzega sobie możliwość wykluczenia osoby składającej oświadczenie z udziału w Konferencji.
6. Każda osoba, która zaobserwuje u siebie objawy t.j. wzrost ciepłoty ciała, utrata węchu lub smaku, kaszel, trudności w oddychaniu lub inne mogące sugerować o zarażeniu koronawirusem SARS – CoV – 2, ma obowiązek bezzwłocznego opuszczenia miejsca wydarzenia i zgłoszenia tego faktu telefonicznie Organizatorowi pod podanym w Biurze Konferencji numerem telefonu.
7. W przypadku wprowadzenia epidemiologicznych rygorów administracyjnych, Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość wprowadzania ograniczeń organizacyjnych, o których uczestnicy będą informowani podczas Konferencji.
8. Organizator zastrzega sobie, że wykłady/prelekcje/wystąpienia mogą być prowadzone w trybie on-line.
9. Postępowanie, o którym mowa w § 6 może być modyfikowane przez Organizatora z uwzględnieniem aktualnej sytuacji epidemiologicznej i wydanych zaleceń przez organy publiczne.

§7 Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie do 14 dni od daty rezerwacji uczestnictwa nie później jednak niż do dnia rozpoczęcia Konferencji.
2. Rezygnacja uczestnika z udziału w Konferencji musi być dokonana w formie pisemnej z wykorzystaniem formularza rezygnacji z konferencji stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
3. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w Konferencji, o której mowa w ust. 1, Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty dostarczenia do siedziby organizatora konferencji rezygnacji zwróci wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.
4. W przypadku rezygnacji po terminie wskazanym w ust. 1 ale przed dniem 31 maja 2025 roku, organizator zwraca wpłatę za uczestnictwo pomniejszoną o 30% kosztów operacyjnych.
5. Rezygnacja w terminie, o którym mowa w ust. 4 musi być dokonana w formie pisemnej z wykorzystaniem formularza rezygnacji z konferencji stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.
6. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w Konferencji, o której mowa w ust. 4, Organizator niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty dostarczenia do siedziby organizatora konferencji rezygnacji zwróci wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.
7. W przypadku rezygnacji po terminie wskazanym w ust. 4 organizator nie dokona zwrotu uiszczonych opłat.

§8 Reklamacje

1. Wszelkie reklamacje uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail: ptrm@ratmed.org.
2. Reklamacje uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 3 dni od dnia zakończenia Konferencji.
3. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą rozpatrywane.

§9 Wystawcy

1. Montaż stoisk wystawienniczych możliwy jest od dnia 25 września 2025 roku od godz. 16:00 do dnia 26 września 2025 roku do godz. 10:00, demontaż zaś może odbywać się w dniu
   28 września 2025 roku od godz. 13:00. Demontaż przed zakończeniem konferencji jest zabroniony.
2. Wystawca zobowiązany jest do zgłoszenia zapotrzebowania na moc przyłącza elektrycznego do Organizatora najpóźniej do dnia 1 września 2025 roku na adres: biuro@konferencja-ptrm.pl. W przeciwnym razie Organizator nie gwarantuje odpowiedniego zapotrzebowania.
3. Do zabudowy i wyposażenia stoisk należy używać wyłącznie materiałów, które są niepalne, trudno zapalne bądź zostały zabezpieczone przed ogniem. Na stoisku należy przechowywać stosowne certyfikaty i zaświadczenia.
4. Budowa stoisk, montaż urządzeń (eksponatów), wszelkich instalacji oraz nośników reklamy powinny być przeprowadzane i zakończone w taki sposób, aby nie stanowiły one zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a w szczególności dla życia i zdrowia osób przebywających na terenie obiektu, w którym organizowana jest konferencja.
5. Prace związane z budową stoiska (np. malowanie, przycinanie, szlifowanie) powinny być ograniczone do minimum i wykonywane wyłącznie na powierzchni własnej Wystawcy. Prowadzenie tych prac wymaga uzgodnień z Biurem Organizatora.
6. Wykonawca stoiska jest zobowiązany do pozostawienia swobodnego dostępu do urządzeń technicznych obiektu, w którym organizowana jest konferencja (np. rozdzielni elektrycznych itp.).
7. Wystawca jest zobowiązany udostępnić pracownikom Biura Organizatora wszystkie pomieszczenia w celu sprawdzenia zabezpieczenia przeciwpożarowego.
8. Każdy Wystawca, jeżeli zachodzi taka konieczność, powinien umożliwić przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji stoisk sąsiednich w celu ich podłączenia do urządzeń technicznych.
9. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w planie zagospodarowania powierzchni wystawienniczej. W takim przypadku Organizator poinformuje Wystawcę, którego zmiana ta dotyczy.
10. Elementy konstrukcyjne, reklamowe i dekoracyjne stoiska oraz eksponatów nie mogą przekraczać przyznanej powierzchni wystawienniczej. W przypadku przekroczenia parametrów przyznanej powierzchni wystawienniczej Organizator może nakazać demontaż elementów lub całości konstrukcji znajdującej się poza obrębem wyznaczonej powierzchni wystawienniczej.
11. Reklama poza stoiskiem jest odpłatna i wymaga zgody Organizatora. Brak zgody spowoduje usunięcie reklam na koszt i ryzyko Wystawcy.
12. Wystawca przed rozpoczęciem konferencji jest zobowiązany do usunięcia ze stoiska i okolicznego terenu pustych opakowań lub odpadów pozostałych po montażu stoiska.
13. Po demontażu Wystawca również zobowiązany jest do przywrócenia zajmowanej powierzchni wystawienniczej do pierwotnego stanu.
14. W przypadku nie wykonania prac porządkowych, o których mowa w ust. 14 i 15 Organizator zleci ich wykonanie na koszt Wystawcy.
15. Wystawca jest zobowiązany, zarówno w okresie konferencji, jak i w okresach montażu i demontażu stoiska, do zabezpieczenia na własny koszt i ryzyko eksponatów, sprzętu i urządzeń przed ewentualnymi szkodami lub ubytkami. Organizatora nie ponosi odpowiedzialności za szkody lub ubytki w mieniu Wystawców, spowodowane przez osoby trzecie albo z winy poszkodowanego.
16. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność finansową za zniszczenia i uszkodzenia mienia obiektu, w którym organizowana jest konferencja, powstałe w wyniku użytkowania (w tym montażu i demontażu) przez Wystawcę powierzchni wystawienniczej.
17. Za sprzęt oraz materiały konferencyjne pozostawione po zakończeniu konferencji – odpowiada Wystawca. Materiały szkoleniowe, pozostawione po konferencji będą niszczone.
18. Wystawcy powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenie obiektu, w którym organizowana jest konferencja (eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe, itp.), zarówno na okres konferencji, jak i na okres montażu i demontażu.
19. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu Wystawców spowodowane siłą wyższą, np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą oraz niezależną od Organizatora przerwą w dostawie wody, prądu lub sieci komputerowej.
20. W przypadku publicznego wykonania albo odtwarzania utworów muzycznych i słowno-muzycznych, Wystawca jest zobowiązany do uzyskania we własnym zakresie zgody organizacji powołanych do zbiorowego zarządzania prawami twórców i do zapłaty na ich rzecz wynagrodzenia (tantiem).
21. Wystawca powinien respektować obowiązujące w zakresie ochrony prawa autorskiego i praw pokrewnych przepisy prawa wspólnotowego Unii Europejskiej i przepisy prawa wewnętrznego Rzeczypospolitej Polskiej.
22. Ze względu na bezpieczeństwo, Wystawcy zobowiązani są do wyłączania zasilania swojego stoiska w energię elektryczną każdorazowo przed opuszczeniem stoiska oraz zastosowania listew przeciwprzepięciowych.
23. Wyznaczone drogi komunikacyjne i ewakuacyjne muszą być zawsze wolne. Zabrania się parkowania na nich pojazdów oraz składowania towarów. Pojazdy i towary pozostawione na tych drogach zostaną usunięte na koszt i ryzyko Wystawcy/wykonawcy stoiska.
24. Zabrania się wyrzucać odpady niebezpieczne dla zdrowia i środowiska (oleje, emulsje, lakiery, odpady medyczne, itp.) razem z innymi odpadami ani odprowadzać do kanalizacji. Wystawcy zobowiązani są do usunięcia tych odpadów we własnym zakresie.
25. Wystawcy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników, wykonujących obowiązki na terenie obiektu, w którym organizowana jest konferencja, i odpowiadają za wszelkie wypadki wynikłe wskutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy w okresie montażu, eksploatacji
    i demontażu ekspozycji.
26. Przesyłki kurierskie docierające do obiektu, w którym organizowana jest konferencja muszą zostać opisane nazwą konferencji, jej terminem i osobą kontaktową ze strony obiektu, a za ich dostarczenie do określonego miejsca wskazanego przez osobę ze strony obiektu, w którym organizowana jest konferencja, odpowiedzialna jest firma kurierska. Przesyłki nie opisane oraz pozostawione przez kuriera w nie uzgodnionym miejscu nie będą przyjmowane przez obiekt, w którym organizowana jest konferencja.
27. Serwowanie artykułów spożywczych na stoiskach wystawienniczych wymaga uzgodnień z Organizatorem.

§10 Postanowienia końcowe

1. Uczestnik konferencji zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu Hotel Stok, ul. Jawornik 52a, 43-460 Wisła stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
2. W przypadku zakłócania przyjętych norm zwyczajowych oraz rażącego łamania niniejszego Regulaminu oraz regulaminu  obiektu Hotel Stok, ul. Jawornik 52a, 43-460 Wisła stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu, organizator ma prawo do usunięcia Wystawcy lub Uczestnika z terenu Konferencji, również za pomocą służb porządkowych.
3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane
   z Konferencją, jak również w miejscach zakwaterowania.
4. Każda osoba zgłaszająca akces do udziału w Konferencji wyraża zgodę na postanowienia niniejszego Regulaminu.
5. Organizator zastrzega sobie prawo – w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych – do odwołania, lub przełożenia terminu Konferencji. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od organizatora i na które nie miał on wpływu Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z Uczestnictwem w Konferencji do wysokości kosztów, które poniósł Organizator w związku z przygotowaniem Konferencji.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego.
7. Wszelkie sprawy sporne Regulaminu będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla siedziby organizatora.
8. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
9. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji.
10. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji. Przy czym w odniesieniu do usług będących w toku, zastosowanie ma wersja regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez uczestnika.
11. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.